コラム

「生産性向上」「業務効率化」

ニュースや新聞で毎日のようにみるこの言葉。経営に携わる人ならば、意識している人も多いのではないでしょうか。

そんな効率化に役立つのがITツール。昨今では様々なITツールが開発され、便利なツールは年々増え続けています。

しかし、ITを導入して効率化を図ろうとしても組織の反対により断念したり、使い方がわからないと避けていたりしませんか？

今回は効率化を実現したい方向けに、どのようにすればIT導入を進めることができるのかご紹介します。

 

心理的障壁を理解する

初めてのツールを見たときの反応は、大きく二つに分かれます。

「良さそう」「面白そう」というポジティブな感情と

「難しそう」「面倒だ」というネガティブな感情です。

 

ポジティブな感情を持つ人は少数派ですが、ネガティブな感情を持つ相手を動かすことは容易ではありません。

 

何故ならば、ITツールは長期にわたって利用するのが前提であり、

・不便なものを使うのは嫌だ

・何故使い慣れたツールから変えなければならないのか？

のような不安や不満を乗り越えなければならないからです。

 

これはIT導入がツールの利便性や機能性だけの問題ではなく、

こういった感情を持つ人に対して、

感情面の配慮が不可欠だということを示しています。

 

ネガティブな感情を乗り越える4つの方法

大企業であれば、

「明日から〇〇を廃止して、〇〇にします」

のような方法で強制的に社員にITツールを使わせる方法は考えられるでしょう。スピード感を持って競争に勝つためには、一人一人の感情に配慮していられないからです。

 

しかし、小規模事業の場合、

従業員とは顔の見える関係性であり、満足度高く仕事をしてもらいたいなど、感情への配慮も不可欠でしょう。

 

そこで、ネガティブな感情にも負けずにITツールを導入する方法を４つご紹介します。

 

少人数で使ってみる

ITリテラシーが高い人やポジティブな感情を持つ人と使ってみるのがいいでしょう。焚き火のように、燃えやすい木に火を付けると周囲にも広がっていくものです。

全員が同時に全てを使わなければならないわけではありません。例えば、チャットツールであれば、発言量や力の強い人にどのツールを使うかは依存します。まずはそのような方に使ってもらうことができれば、自然と他の方は後からついてくるでしょう。

 

用途を限定して使ってみる

業務の一部分だけこのツールを使ってみましょう。最初から業務を100％変えることは避け、部分的に変えていく方が良いでしょう。

例えば、ファイル管理ソフトを変えようとするならば、〇〇に関しては旧来の方法で、それ以外は新しい方法を導入する。

という方法です。

 

期間を決めて使ってみる

百聞は一見に如かずということわざがあるように、触ってみると「意外といいかも」という状況をつくりましょう。

とはいえ、触って理解できるのはITに慣れている人であり、ITに慣れていない人は見ただけでは操作方法さえわからないものです。期間を区切ることで人を動かすという方法もあるでしょう。

 

個人のメリットを説明する

導入した場合にどのようなメリットがあるのか。会社のメリットではなく、個人が得られるメリットを提示することで納得感を高めることはできます。

またネガティブに捉えている方には、必ず理由があります。ITツールとはプロセスであり、その使いやすさは本人の思考の癖や業務の仕方に左右されます。なぜネガティブなのか、その理由が特定できれば導入に協力してくれるかもしれません。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。

数あるITツールですが、初めて見るものは難しく感じるものです。

 

また、ITツールは多機能化とシンプル化を繰り返しています。

機能が多すぎて難しく感じることや、反対にシンプルになりすぎることで物足りなくなるといったケースも増えています。

ITツールは正しく使えれば、業務が飛躍的に効率化されるケースもあります。

正しく使って経営改善に繋げましょう。

 

参謀 高見 竜二