コラム

参謀 過去 在籍

スプレッドシートを活用すべき3つのメリット

「Googleスプレッドシート」をご存知でしょうか。

スプレッドシートとは、Google社が提供する無料の表計算システムです。

 

表計算といえばMicrosoft Excelを思い浮かべる方も多いでしょう。

しかし、スプレッドシートにはExcelにはない機能を備えており、昨今の経営課題である「属人化」や「生産性」が改善できる特徴を備えています。

 

さっそく、スプレッドシートを活用すべき3つのメリットについてご紹介します。

 

メリット①ファイル間でデータを取得できる。

 

スプレッドシートでは、異なるファイルのデータを参照し、使用することができます。

 

もし、Excelファイルでデータ間をやりとりする場合は

・メールやチャットでファイルを送受信する。

・共有フォルダにあるファイルをコピーして自分のフォルダに保存する。

・データをコピーして、貼り付ける。

といった作業を行うケースが多いかと思われます。

 

これらの問題点は、

・全て手動のため、リアルタイムでデータを取得できない。

・手動で行うため、ヒューマンエラーが発生しやすい。

・ファイルが複数作成され、履歴管理が複雑になりやすい。(最新のファイルが分からなくなる)

などが考えられます。

 

しかし、スプレッドシートであれば、インターネットで使用するため

・本社がA店舗とB店舗の売上高一覧表を自動で取得する。

・人事部がC営業部とD営業部の従業員勤怠を自動で取得する。

・Eさんがお客さんであるFさんに情報を共有する。

ことができます。

 

このように、ファイル間でデータを取得することで、

メールやチャットでファイルを送らなくとも

自動で更新してくれるので、業務の効率化を実現することができます。

 

メリット②誰とでも最新の情報を簡単に共有することができる。

 

スプレッドシートはアクセス権限を管理することで、社内・社外問わず、誰とでも情報を共有することができます。

 

Excelファイルであれば、

・Aさんの業務はAさんにしかわからない。

・Bグループは各メンバーが個人個人でファイルを管理している。

・得意先CさんとExcelファイルを互いに更新している。最新データはメール添付で相手に送っているので、変更内容がわからなくなる。

といった非効率や問題が発生することが多いです。

 

これらの問題は、

業務や情報の属人化が会社としてのリスクを高め、また、成長を阻害する要因になることです。

 

しかし、スプレッドシートであれば、

・A店長は売上高一覧表を作成し・随時更新しつつ店舗メンバー全員が他のメンバーの業務を把握することができる。

・C営業部長は営業担当者が入力できる営業管理表を作成し、営業担当者が同じフォームに入力できるようにすることで、一つのファイルで管理することができる。

・D営業担当者が得意先Eと共有している情報をメンバーFも把握することができる。

・共有するときはURLで共有できるので、ファイルの送受信が不要になる。

といったことが実現できます。

 

このように情報共有ができることで

情報の属人化を防ぎ、会社としてのリスクを低減することができます。

 

メリット③複数ファイルが作成されない

 

スプレッドシートは履歴管理機能が搭載されているため、

複数ファイルを作成する必要がなく、一つのファイルで完結することができます。

 

例えば、Excelファイルであれば、こういった保存の方法をしていませんか?

 

・190420更新 〇〇ファイル

・最新_〇〇ファイル

・〇〇ファイル_担当A作成_0420更新

 

「いつ更新したか」「誰が更新したか」が一目でわかるようにファイル名に日付や担当名を記載して保存する方法です。

 

これらで問題となるは、更新時点と更新担当者が異なる複数のファイルが生成されることです。そして、最終的には複数生成したファイルを統合するプロセスが必要になります。

 

スプレッドシートでは履歴管理が備わっているため、

誰が、いつ、何を変更したのか過去全ての記録が残るため、

変更履歴を共有することが容易にできます。

 

また、複数のファイルを作成する必要がなくなることから

不要なファイルを作成する必要がなくなり、統合するというプロセスも不要です。

 

まとめ

 

いかがでしたでしょうか。

スプレッドシートの3つのメリットをご紹介しました。

 

スプレッドシートにより情報共有が容易になり、無駄な業務を省くことができます。

また、属人化を防ぐことができるので経営上のリスクを抑え、生産性を向上させることができます。

無料で使うことができますので、初めての方は是非、一度試してみてはいかがでしょうか。

 

参謀 高見 竜二

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