コラム

会社の領収書や請求書といった書類の保存方法に関しては、紙媒体のまま保管している会社が圧倒的に多いのではないでしょうか。

しかし、書類の保存方法にはもう一つ手段があります。

それは、コンピューターで画像データとして保存する、「電子帳簿保存」という方法です。

この電子保存の制度自体は昔からあるものなのですが、これまでは利用申請や適用要件が、複雑かつ一定の制限があったため、中小企業にとっては非常に使いづらい制度となっていました。

しかし、近年の税法の改正で、この電子保存の要件が飛躍的に改善されたため、利用しやすい制度に変わってきています。

 

今回は、中小企業の事務手続きの簡素化やコスト効率アップの観点から、この電子帳簿保存の制度を解説していきます。

 

 

改正により緩和された内容

 

まずは、近年の税法改正前の電子帳簿保存法がどのような制度だったのかを簡単に説明します。

一番大きな点は、改正前は「電子帳簿保存」といっているにもかかわらず、紙媒体の原本についても従来通り７年間保管しなければならなかったことです。

個人的には電子保存をすることに何も意味はないと思っていました。

紙媒体でも保存しなければならず、わざわざ電子データに変換する必要性がないからです。

 

ほかにも、書類の記載金額が３万円までのものしか電子保存に対応していなかったり、モノクロではなくカラーの画像データでなければならなかったりと、利用しにくい要素が満載でした。

しかし、改正後には電子保存のみでよくなり、紙媒体の書類は破棄できることになりました。

また、領収書の記載金額の上限は撤廃され、画像データもモノクロでよくなりました。

更に、スマートフォンによって撮影された画像データも保存要件を満たすようになったことは、利用しやすさを飛躍的に向上させました。

 

書類の電子保存のメリット

 

改正後の電子帳簿保存のメリットは、大きく2つ考えられます。

 

まず1つ目は、書類を整理するための人件費が削減できるということです。

これまでの企業の経理事務は紙の領収書を整理し、会計処理が終わったらスクラップブック等の冊子にのり付けし、税務署から提示を求められた際には迅速に提供できるように、わかりやすく保存をするという作業が必要でした。領収書を冊子にのり付けする際には、日付ごとに並べ直さねばならず、非常に多くの労働時間が書類の「整理」という作業に取られていました。

しかし、電子保存であれば、この書類の並べ直しやのり付け作業の必要がなくなります。

もちろん、紙媒体の書類を電子データに変換する作業が新たに必要となりますが、個人的な感覚では紙媒体の書類を整理するよりははるかに作業時間を短縮できると感じています。

 

そして、2つ目のメリットが、紙の書類を保存しておく場所のコストが削減できるということです。

税法が定める書類の保存期間７年というのは、少なくとも７年分の過去の書類をオフィスのどこかに保管しておかなければならないということです。当然、その保管場所をオフィス内で確保する必要があり、その保管スペースにも賃料を払っていることを忘れてはいけません。

しかし、電子保存であれば会社のサーバーかクラウド上に保管できます。

もちろん、サーバーの容量増設費用やクラウドサービスの利用料は新たに発生しますが、オフィススペースの賃料より安い費用で保存できるようになるでしょう。

 

 

 

まとめ

 

電子保存という制度を活用するためには、まだまだ慣れない仕組みが残っていることも事実です。

ただ単にスキャナーで領収書をスキャンすればよいということではなく、電子データ個々に総務省の管轄である認証局という機関で「タイムスタンプ」というデータを改ざんできないように承認を受けなければなりません。

しかし、働き方改革が話題となっている昨今、事務員の労働時間削減や管理コストの節約といった観点から、今回ご紹介した書類の電子保存という制度の利用を検討してもいいのではないでしょうか？